資料やデータ管理はGoogleドライブを利用する

ビジネスをやっていると資料がたくさん増えてくるような状況になります。資料がたくさん増えてくる中では、資料をどこに置いたか分からなくなったり、データ自体も増えてくるとハードディスクの容量が足りなくなることもあると思います。

僕はクラウドサービスが最初の頃はよく意味がわからなかったのですが、この数年はGoogleドライブを利用するようにし、資料やデータ管理はGoogleドライブを通じて行うようにしています。

Googleドライブを利用するようになってからは、資料がどこに行ったか分からなくなったり、データの容量を気にすることなくビジネスができるようになったので、こういったデータや資料に関してのストレスフリーの状況を作ることができるようになりました。

資料やデータ管理はGoogleドライブを利用することのメリットや僕自身がやっている方法や考え方についてお伝えしていこうと思いますので、資料やデータ管理に悩んでいる方は役に立つことが多いと思いますので最後までご覧いただけると嬉しいです。

 

資料がどこに行ったかわからない？

 

Googleドライブを利用する前は、USBやハードディスクにデータを管理していたのですが、データを管理する中では資料がどこに行ったか分からないような状況になっていました。

資料を探すだけでも1時間かかるような状態になったり、そもそも資料が出てこないような状況になったりすることもありました。

こうやって時間を無駄にしていることを痛感したときに、Googleドライブを利用しデータ管理をするようになってからは、実際に市場がどこに行ったか分からないような状況にはなりませんし、検索すればすぐにデータが出てくるので、そのデータをもとに資料を抜き出して仕事ができる状態につながっています。

資料がどこに行ったか分からないといったデータを探す時間を年間で考えたときに、恐ろしいくらい僕は時間を使っていました。

毎日どのようなデータを抜き出してくればいいのか、資料が欲しいのかということを事細かく書き出して行ったのですが、1日の中でデータを見つけていく、資料を探し出していくといった時間は1時間から2時間くらいの時間をかけて探し出していたと言うことがわかったのです。

実際これは僕だけではなくて多くの人が体験していることだと思うので、この1時間から2時間の時間を本来やらなければいけない仕事の時間に当たることができれば、どれだけ効率的な仕事の時間を作ることができるかは、理解していただけると思います。

時間がないのではなく、時間がないような状況を自分が作っていることを理解したときに、これまでの自分が無駄なことをやっていたことに気づいてからは、Googleドライブを利用するといった選択肢しか今はないような状況です。

 

データはクラウドで管理すべし！

 

先ほどお伝えしたように、データはクラウドで管理することが1番だと思います。これは自分自身がよく聞かれることなのですが、クラウドで管理することがセキュリティー的に不安だと言うことを聞きます。

僕も最初の頃はセキュリティー面でとても不安を感じていたのですが、そもそもとしてクラウドサービスを提供している側とすれば、セキュリティー面を完全にしなければ、責任問題も問われてくると思います。

そもそもサービスが普及していかないと言う状態になってくるので、自分で管理をするよりも、クラウドで管理した方がセキュリティー面は安全だと言うことを理解できたときに、より一層クラウドで管理しようと思いました。

またクラウドで管理するときによく聞かれることなのですが、セキュリティー面以外にもデータが消えるのではないかといった話を聞きます。これも先程の話と同じように、データが消えるといった状態になれば利用者は当然のことで減っていきます。

サービスを提供している側とすれば、そのような事態がないようにしなければならないですし、安心安全して使ってもらえるような状況を作っていくのが大事だと言う事は、サービスを利用する側もそうだと思います。

サービスを提供する側にとっても大きな影響になってくることを考えれば、自分でUSBやハードディスクで管理することの方が、セキュリティー面でも、データが消えるといったリスクもあると思いますので、USBやハードディスクで管理することを考えれば、クラウドで管理する方が、セキュリティー面でも、データの保管面でも安心できるというのが僕の今の考え方です。

 

時間効率がアップする

 

Googleドライブを利用するようになってからは、資料を探すといった時間を使わなくてもよくなったので、その分自分自身の活用できる時間というものが増えて、時間効率がアップしていきました。

Googleドライブを1つのデータ管理にすることによって、データがそこに集約されているので、自分が欲しい情報というのは、Googleドライブの中で検索すれば自分の情報がすぐに出てくるようになります。

この何かを探すといった時間と言うのは、とんでもなく時間がかかるものだということを理解しなければならないですし、その探す時間を短縮してくれるのが、Googleドライブと言う存在なんだと思います。

Googleドライブを活用してからは、これまでやってきたUSBでデータを管理したり資料管理すること、ハードディスクに常に大事な情報を管理するといったことをやっていたのが、本当に無駄だったと感じます。

だからといってUSBやハードディスクが悪いかといえばそうではなく、ちゃんとしたメリットもあると思いますし、データの管理と言う面ではハードディスクにはバックアップとして残すようにしています。

様々なリスクを考えた上で、メインのデータ管理はGoogleドライブで行い、Googleドライブと同じような情報と言うのはハードディスクにもバックアップするようにしています。

完全に全てのことを信用するわけではなく、どんな状況になっても自分のビジネスが安心して進められる、お客様が安心安全に思ってもらえるような環境を作っていくことが何よりも重要だと思うので、Googleドライブを利用することによってのメリットや、ハードディスクやUSBを利用することでのメリットと分けて考えていくことが必要だと思うので、ハードディスク等を完全に否定しているわけではないと言うことです。

ただ時間効率を考えれば、仕事を進めていく上でGoogleドライブなどのクラウドを使うことで時間効率と言うものはアップしますし、スピードも速くなっていくと言う事は確実にあると思うので、ぜひクラウドサービスを利用していないと言うことであれば、Googleドライブを活用し、データ管理のメリットを体感していただきたいです。

 

シェアができて情報共有がしやすい！

 

Googleドライブでデータを管理していると、例えばスタッフの人に情報を共有したかったり、会議等の資料をお互いが記録していくといったときにでも役立ちます。

例えばGoogleドライブの中には、ワードやExcel、PowerPointのツールも入っています。例えばワードで資料を作ったときには、ワードの資料を修正しようと思えば、そのワード自体をメンバーで共有し、メンバーが資料を修正できるような状況にすれば、いちいち資料を送ったりといったやりとりをしなくても済むようになります。

資料のやりとりをメールやSNSで行う時間も無駄になります。資料をダウンロードする時間や資料をアップロードする時間などを考えたときに、それを何度も繰り返し行うことを考えれば、1回の時間が1分から5分の間だとしても、それを何度もやればそれだけ時間が奪われていくようになります。

Googleドライブの中で資料を作って、それらを共有することによって、送るといった手間も省けますし、アップロードしたりダウンロードするといった時間も短縮されていきます。

時間効率を考えたときには、明らかにGoogleドライブなどのクラウドサービスを利用することによって、情報共有がしやすいことや、すぐに仕上がっできるような状態を作ることによって、仕事がより円滑に進められるようになりますし、時間を短縮し、自分が本来やらなければいけない仕事の時間に使うことができるのもGoogleドライブのおかげだと思います。

今は資料を1から作って送ったりするような所有するものではなく、資料などもシェアをして共有していく時代になっていると言うことを理解すれば、もっと仕事が進めやすくなってくると思いますし、自分の仕事に集中できるような環境を作ることができると思います。

 

まとめ

 

資料やデータ管理をしていく中では、Googleドライブのようなクラウドサービスを利用することによって、時間の短縮につながったり、仕事の効率をアップするための1つの取り組みとしては、時間を生み出す最も効果的な方法だと感じています。

資料を探す時間だけでも大きな時間を使っていますし、1日30分資料を探す時間をとっていれば、1年で考えれば相当な時間を使うことになります。

また資料等のデータを相手に送るといったことを考えると、何度相手とやりとりをするのかといった状態を考えれば、クラウドの中にある共有できるような資料作成をすることによって、もっと効率的に仕事を進めることができ、時間を短縮したり、時間を今よりも増やすことができるような状況になっていきますので、ぜひGoogleドライブを使って仕事を行い、資料やデータ管理を進めるようにしてみてください。

 

 

 

以上の3つのポイントを含め、今回お伝えしてきた内容を今自分が進めているビジネスの中や仕事の中で取り入れていただけるきっかけにつながると嬉しいです。

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。